Datenschutzerklärung

Stand: September 2026

Der Schutz personenbezogener Daten ist für ein Recruiting-System keine Formalie, sondern Kern des Produkts. Wir verarbeiten so wenige Daten wie möglich, betreiben unsere Systeme auf Servern in Deutschland und setzen weder Werbe-Tracker noch Analysedienste wie Google Analytics ein. Diese Erklärung informiert Sie gemäß Art. 13 und 14 DSGVO über die Verarbeitung personenbezogener Daten auf der Website matchmox.io, in der Anwendung unter app.matchmox.io und auf den von uns technisch betriebenen Karriereseiten unserer Kunden.

1. Verantwortlicher

MATCHMOX UG (haftungsbeschränkt) in Gründung
Große Brinkgasse 2–4
50672 Köln, Deutschland
E-Mail: info@matchmox.io
Tel.: +49 221 669664 0

Ein Datenschutzbeauftragter ist nach Art. 37 DSGVO i. V. m. § 38 BDSG derzeit nicht zu benennen. Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte an die oben genannte E-Mail-Adresse.

2. Unsere Grundsätze

Server in Deutschland: Alle produktiven Systeme werden in deutschen Rechenzentren betrieben. Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union findet nicht statt.
Keine Werbe-Tracker: Wir setzen keine Analyse-, Werbe- oder Social-Media-Dienste ein — kein Google Analytics, keine Tracking-Pixel, keine Werbe-Cookies.
Alles selbst gehostet: Schriften, Skripte und Bilder liefern wir von unseren eigenen Servern aus; beim Aufruf unserer Seiten werden keine Inhalte von Drittanbietern nachgeladen.
Datenminimierung: Wir erheben nur Daten, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind, und löschen sie, sobald der Zweck entfällt.
Keine automatisierten Entscheidungen: Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. KI-Funktionen unserer Software geben ausschließlich Vorschläge, die von Menschen geprüft und entschieden werden.

3. Hosting und Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Seiten verarbeitet der Webserver technisch bedingt folgende Daten in Logdateien: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene URL, übertragene Datenmenge, Referrer sowie Browser- und Betriebssystemkennung (User-Agent). Diese Daten sind für die Auslieferung der Seiten, die Betriebssicherheit und die Abwehr von Angriffen (z. B. Ratenbegrenzung) erforderlich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb). Logdateien werden spätestens nach 14 Tagen gelöscht; eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen findet nicht statt.

4. Cookies

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies: ein Sitzungs-Cookie (Lebensdauer ca. 2 Stunden) und ein CSRF-Schutz-Token. Beide sind für die Funktion der Formulare bzw. den Login erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und enthalten keine Tracking-Kennungen. Cookies von Drittanbietern setzen wir nicht ein — deshalb finden Sie bei uns auch keinen Cookie-Banner.

5. Testzugang-Anfrage

Wenn Sie über das Formular auf matchmox.io einen Testzugang anfragen, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (gewählte Variante, Unternehmen, Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer und Nachricht) ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Vertragsanbahnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben und nach Abschluss der Bearbeitung, spätestens jedoch sechs Monate nach der Anfrage gelöscht, sofern kein Vertrag zustande kommt.

6. Nutzung der Anwendung (app.matchmox.io)

Für Kunden und deren Mitarbeitende verarbeiten wir Konto- und Vertragsdaten (Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Zugangsdaten, Einstellungen, Rechnungsdaten) zur Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Passwörter werden ausschließlich als kryptografische Hashes gespeichert; die Übertragung erfolgt durchgehend TLS-verschlüsselt. Zugangsdaten zu von Nutzern verbundenen Diensten (z. B. E-Mail-Postfächern) werden verschlüsselt gespeichert.

Kandidaten- und Bewerberdaten, die unsere Kunden (Personalberatungen und Unternehmen) in MATCHMOX verwalten, verarbeiten wir ausschließlich als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO im Auftrag und nach Weisung des jeweiligen Kunden. Der Kunde bleibt datenschutzrechtlich Verantwortlicher; ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) einschließlich technischer und organisatorischer Maßnahmen ist Bestandteil des Nutzungsvertrags. Betroffene wenden sich mit Anfragen zu diesen Daten an den jeweiligen Verantwortlichen; wir unterstützen unsere Kunden bei der Beantwortung.

Wir erstellen regelmäßige Sicherungskopien zur Gewährleistung der Datensicherheit (Art. 32 DSGVO). Nach Vertragsende werden Kundendaten exportiert bereitgestellt und anschließend gelöscht (Näheres regeln die AGB und der AVV).

7. Karriereseiten unserer Kunden

Karriereseiten unter eigenen Subdomains (z. B. agentur.matchmox.io) oder eigenen Domains unserer Kunden betreiben wir technisch; datenschutzrechtlich Verantwortlicher für dort eingegebene Bewerbungsdaten ist der jeweilige Kunde. Dessen Datenschutzerklärung ist auf der jeweiligen Karriereseite verlinkt. Bewerbungen werden erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung übermittelt und direkt in das System des Kunden eingestellt.

8. KI-Funktionen

MATCHMOX bietet KI-gestützte Funktionen (z. B. Matching-Vorschläge, Textentwürfe, Dossiers). Dafür übermitteln wir die jeweils erforderlichen Inhalte ausschließlich an europäische KI-Anbieter mit Verarbeitung in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union. Die Daten werden von den Anbietern vertragsgemäß nicht zum Training von KI-Modellen verwendet und nach der Verarbeitung nicht dauerhaft gespeichert. Kandidaten-Dossiers können anonymisiert erstellt werden. Die KI-Verarbeitung erfolgt im Rahmen der Auftragsverarbeitung für unsere Kunden (Abschnitt 6).

9. E-Mail

System-Benachrichtigungen (z. B. Hinweise an Nutzer der Anwendung) versenden wir über die deutsche Anbieterin Heinlein Hosting GmbH (mailbox.org), Schwedter Straße 8/9B, 10119 Berlin, mit der ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht. Verbinden Nutzer ihr eigenes E-Mail-Postfach mit MATCHMOX, werden Zugangsdaten verschlüsselt gespeichert und Nachrichten nur insoweit verarbeitet, wie sie einem Vorgang in der Anwendung zugeordnet werden können; ein vollständiger Spiegel des Postfachs wird nicht angelegt.

10. Optionale Dienste auf Ihre Veranlassung

Einige Funktionen binden auf ausdrückliche Veranlassung des jeweiligen Nutzers externe Dienste ein. Ohne Ihre aktive Einrichtung findet keine Übermittlung statt:

Kalender-Synchronisation: Google Kalender (Google Ireland Ltd.), Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Ltd.) oder ein CalDAV-Server Ihrer Wahl — es werden nur die für den Terminabgleich nötigen Daten ausgetauscht.
Microsoft-365-Postfach: Anbindung per OAuth; Tokens werden verschlüsselt gespeichert.
Push-Benachrichtigungen der Mobile-App: Zustellung über Firebase Cloud Messaging (Google); übermittelt wird eine Gerätekennung, keine Inhalte über den Benachrichtigungstext hinaus. Push lässt sich in den Einstellungen jederzeit deaktivieren.

Für diese Dienste gelten ergänzend die Datenschutzhinweise der jeweiligen Anbieter. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung gegenüber dem Nutzer (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

11. Ihre Rechte

Ihnen stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu:

Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15),
Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16),
Löschung („Recht auf Vergessenwerden", Art. 17),
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18),
Datenübertragbarkeit (Art. 20),
Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21),
Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3).

Zur Ausübung genügt eine formlose Nachricht an info@matchmox.io. Daneben haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO); für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

12. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Verarbeitungen oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.